In een perfecte ideale wereld zijn geen contractenmanagers.

In een ideale wereld zou bij het maken van zakelijke afspraken “een man een man, een woord een woord” voldoende moeten zijn. Praktijk leert helaas, dat het meestal toch verstandiger is om afspraken op papier te zetten en de ander vooral de indruk te geven dat deze afspraken serieus bewaakt worden. Dat zogenaamde bewaken valt hierbij onder de noemer contractmanagement ( of -beheer) waarbij de contractmanager vaak gezien wordt als de rechercheur/ politieagent die bestraft indien partijen de afspraken onvoldoende nakomen.

Recent werd ik door een student geïnterviewd in het kader van contractmanagement vs contractbeheer in de publieke sector en daar werd mijn ervaring van inmiidels 25 jaar mbt inkoop- in relatie tot contractmanagement besproken. Contractmanagement is een begrip waar toen ook al over spraken en het gegeven dat we het er nu nog steeds niet over eens zijn wat we nu eigenlijk bedoelen en wie waarvoor verantwoordelijk is, geeft toch te denken aan de evolutie van deze positie in organisaties. Is het nu contractmanagement of contractbeheer en valt dit nu onder inkoop, financiën, Juridische – of facilitaire zaken, en waarom zou je eigenlijk een contract ‘managen’?

Het begrip management zorgt als eerste al voor verwarring. Contractbeheer en contractmanagement worden gebezigd als verschillende begrippen, terwijl we eigenlijk moeten constateren dat management een Engelse vertaling is van het Nederlandse woord ‘beheer’ en hetzelfde zou moeten betekenen. Echter, met het leger van Nederlandse inkoop- en contractgoeroes wordt het eenduidig benoemen schier onmogelijk gemaakt en blijkt dat we hier een tweedeling in moeten maken. Om niet te vervreemden van de realiteit in Nederland, ben ook ik in die gedachte meegegaan, waarbij mijn overtuiging is dat invulling van het begrip ‘management’ of ‘beheer’ afhankelijk is van de mate van inkoopvolwassenheid van de betreffende organisatie:

• Bij ‘contractbeheer’ gaat het om het registreren van contracten, sturen op looptijden etc. Dit is vooral belangrijk voor de statische inkooporganisatie die nog niet erg volwassen is. Contractbeheer is een benadering van contracten vanachter het bureau , wat is wel en niet afgesproken ? (Voor kenners, vooral toegepast bij eerste twee ontwikkelingsfases van inkoopvolwassenheid te weten ‘Administratief en Mechanisch’ (Burt))
• Bij ‘contractmanagement’ gaat het daarnaast ook om het onderhouden van de relatie met zowel interne klant als leveranciers. De contractmanager zal echt op pad moeten gaan om te checken of er wordt gedaan wat er is afgesproken, of er nieuwe ontwikkelingen zijn. Deze informatie moet hij/zij terugkoppelen ten behoeve van mogelijk toekomstige inkoopdrachten. ( Eveneens voor kenners, vooral toegepast bij inkooporganisaties in volwassenheidsfase 3/4 ‘pro-actief en strategisch’ van Burt )

Maar we zijn er nog niet. We hebben als bonus binnen dit vakgebied ook nog zoiets als ‘leveranciersmanagement’. In praktijk zien we bij contractmanagement dat het vaak gaat om de harde kant in de relatie ‘opdrachtnemer en opdrachtgever’ -wat hebben we afgesproken en is dat ook gerealiseerd?-, terwijl het bij ‘leveranciersmanagement’ meer moet gaan om de softe kant – hoe kunnen we samen tot een win-win situatie komen?- . Maar ook bij leveranciersmanagement is implementatie afhankelijk van het huidig ontwikkelniveau van de inkooporganisatie ( fase 3, 4 Burt ) . Mijn indruk is overigens dat serieus ingericht en ontwikkeld ‘contractmanagement’ veelal voldoende invulling zou moeten geven aan het begrip ‘leveranciersmanagement’.

“Iedere organisatie krijgt de leverancier die ze verdient”

Op welke wijze managet u uw leveranciers? Als deze afstandelijk of zelfs vijandig is en niet gericht is op een lange termijn relatie, dan heeft u héél veel contractmanagers nodig. Is deze gebaseerd op vertrouwen en samenwerken, dan kunt u volstaan met slechts enkele.

In een perfecte ideale wereld zijn contracten feitelijk overbodig en zijn er ook geen contractmanagers ! Helaas is ook de inkoopwereld nog verre van ideaal….we kunnen er hooguit oprecht naar streven!